בקצרה
מנהלת חשבונות שכירה מתאימה לחברה שיש בה מספיק עבודה למשרה, ושצריכה מישהי במשרד כל יום. מנהלת חשבונות חיצונית מתאימה לחברה שהיקף העבודה בה קטן ממשרה, או שרוצה ניסיון רב בלי להעסיק עובדת. בשני המקרים, מה שקובע את התוצאה הוא האדם והשגרה, ולא צורת ההעסקה.
שתי האפשרויות
מנהלת חשבונות שכירה היא עובדת של החברה. היא נמצאת במשרד, מכירה את האנשים, ובדרך כלל עושה גם דברים שאינם הנהלת חשבונות: גבייה, תשלומים לספקים, קשר עם הבנק.
מנהלת חשבונות חיצונית היא נותנת שירות עצמאית. היא מנהלת את הספרים של החברה, לעיתים גם את השכר והדיווחים, ועובדת מול ההנהלה ומול רואה החשבון. היא אינה מקבלת החלטות במקום ההנהלה ואינה מבצעת תשלומים.
מתי מתאימה מנהלת חשבונות שכירה
- כשכמות המסמכים והתנועות ממלאת משרה, או קרוב לכך.
- כשהחברה צריכה מישהי במשרד בכל יום, לטיפול בגבייה, בתשלומים ובשאלות של עובדים.
- כשיש מנהל כספים שמנחה אותה ובודק את עבודתה.
כדאי לזכור שעלות המשרה גדולה מהשכר עצמו: יש הפרשות, ימי חופשה ומחלה, עמדת עבודה ותוכנה. וכשהעובדת בחופשה או עוזבת, מישהו צריך להמשיך את הספרים.
מתי מתאימה מנהלת חשבונות חיצונית
- כשהיקף העבודה קטן ממשרה, והחברה לא רוצה לשלם על שעות שאין בהן עבודה.
- כשהחברה רוצה ניסיון של שנים, גם אם היא עדיין קטנה.
- כשההנהלה רוצה גורם שמסתכל על הספרים מבחוץ, לפי שגרה קבועה.
- כשהשכר, הספרים והדיווחים צריכים להתנהל אצל אותו אדם.
החיסרון האפשרי: היא לא יושבת במשרד. לכן חשוב לקבוע מראש איך עוברים המסמכים, מתי אפשר להשיג אותה ומה היא לא עושה.
חמש שאלות שעוזרות להחליט
- כמה עבודה יש באמת? ספרו חשבוניות, תנועות בנק, עובדים וחשבונות. זה הבסיס לכל השוואה.
- מי צריך תשובות, ומתי? אם ההנהלה צריכה תשובה בתוך דקות, כמה פעמים ביום, זה מצביע על משרה במשרד. אם מספיקה שגרה חודשית מסודרת, שירות חיצוני מתאים.
- מה קורה כשהיא לא נמצאת? בכל אחת מהאפשרויות, שאלו מה קורה בחופשה, במחלה או בסיום ההתקשרות.
- מי בודק את העבודה? ספרים שאף אחד לא בודק הם סיכון. רואה החשבון הוא בקרה אחת, התאמות חודשיות הן בקרה נוספת.
- מה העלות הכוללת? השוו עלות משרה מלאה, על כל מרכיביה, למחיר של שירות חיצוני באותו היקף.
מה לסכם עם מנהלת חשבונות חיצונית
- היקף: מה כלול בשירות ומה לא, בכתב.
- מועדים: מתי עוברים המסמכים, ומתי החודש נסגר.
- ערוצי העברה: איך מעבירים מסמכים ונתוני שכר, שהם מידע רגיש.
- הרשאות: באילו מערכות היא פועלת בשם החברה. הרשאה אישית ומוגדרת עדיפה על סיסמה משותפת.
- רואה החשבון: מי בקשר איתו, ומה הוא מקבל ומתי.
- סיום: מה מועבר לחברה אם ההתקשרות מסתיימת.
שאלות נוספות לשיחה הראשונה מחכות במדריך איך בוחרים מנהלת חשבונות לחברה.
ומה לגבי משרד רואה החשבון
יש משרדי רואי חשבון שמציעים גם שירותי הנהלת חשבונות, וזו אפשרות שלישית. היתרון הוא שהכול מתנהל תחת קורת גג אחת. מנגד, יש חברות שמעדיפות שמי שמנהל את הספרים ומי שמבקר אותם יהיו שני גורמים נפרדים, ושלמנהלת החשבונות תהיה היכרות אישית וקבועה עם החברה.
אין כאן תשובה אחת נכונה. חשוב רק לדעת מי האדם שעובד בפועל על הספרים שלכם, ומה הניסיון שלו. על חלוקת התפקידים אפשר לקרוא במדריך מנהלת חשבונות או רואה חשבון?