מה להעביר למנהלת החשבונות כל חודש: צ׳קליסט לחברות

הכנסות

• חשבוניות מס וחשבוניות מס/קבלה שהחברה הוציאה בחודש.
• קבלות וחשבוניות זיכוי.
• דוחות סליקה, אם החברה גובה בכרטיסי אשראי.
• רשימת עסקאות שעדיין לא הוצאה עליהן חשבונית, כדי שתצא בזמן.

הוצאות ורכישות

• חשבוניות מס של ספקים, על שם החברה.
• חשבוניות זיכוי שהתקבלו מספקים.
• חשבונות שוטפים: שכירות, חשמל, תקשורת, ביטוח ושירותים מקצועיים.
• דוחות הוצאות של עובדים, עם הקבלות.
• מסמכי רכישה של ציוד, רכב או שיפוץ, וכן מסמכים על מכירת נכס.

בנקים וכרטיסי אשראי

• דפי בנק חודשיים של כל החשבונות העסקיים, כולל חשבונות במטבע חוץ.
• פירוט חודשי של כל כרטיסי האשראי של החברה.
• לוחות סילוקין של הלוואות ושל עסקאות ליסינג, והודעות על שינוי ריבית.
• הסבר קצר לכל העברה שלא ברור מה היא.

חשוב להעביר את כל החשבונות, גם חשבון שכמעט אין בו תנועה. כל חשבון בנק שמתנהלות בו פעולות עסקיות צריך להיכלל בספרים.

שכר

• נתוני נוכחות, שעות נוספות, ימי חופשה וימי מחלה.
• עובדים חדשים: פרטים אישיים, טופס 101 חתום ותנאי ההעסקה.
• עובדים שסיימו: תאריך הסיום ופרטי ההודעה המוקדמת.
• שינויי שכר, בונוסים, עמלות והחזרי הוצאות.
• שינוי בקרן הפנסיה או בקרן ההשתלמות של עובד.

על התהליך כולו אפשר לקרוא במדריך תלוש שכר ותהליך השכר החודשי.

רשויות ומסמכים נוספים

• כל מכתב או הודעה שהגיעו מרשות המסים או מהביטוח הלאומי.
• הסכמים חדשים שמשפיעים על ההכנסות או על ההוצאות: שכירות, ליסינג, הלוואות.
• החלטות על הלוואות בעלים, שינויי הון או דיבידנד.
• סיכום קופה קטנה, אם יש, עם האסמכתאות.

מה לבדוק בכל חשבונית ספק

ארבע בדיקות קצרות, לפני שמתייקים או שולחים:

1. זו חשבונית מס. קבלה או חשבונית עסקה לבדן אינן מאפשרות לקזז את המע״מ.
2. היא על שם החברה, עם מספר העוסק של החברה, ולא על שם אדם פרטי.
3. יש בה מספר הקצאה, כשהוא נדרש. בחשבוניות שמעל סכום שקבעה רשות המסים, בלי מספר הקצאה אי אפשר לקזז את המע״מ. הסכום הקובע ירד בהדרגה מאז 2024, ולכן כדאי לבדוק את הסכום העדכני באתר רשות המסים.
4. היא מגיעה בזמן. את מע״מ התשומות מקזזים בתקופה שבה התקבלה החשבונית, ובאיחור של חודשים הקיזוז כבר מותנה באישור.

מתי להעביר

הכי טוב: באופן שוטף, במהלך החודש. מסמך שמגיע ביום שבו התקבל נרשם מיד, ולא מחכה לערימה של סוף החודש.

אם זה לא מתאים לחברה, קובעים יום קבוע בתחילת כל חודש שבו כל חומר החודש הקודם מועבר. ככל שהחומר מגיע מוקדם יותר, אפשר לסגור את החודש, להכין את הדיווחים בזמן ולגלות חוסרים כשעוד קל להשלים אותם.

ומה עם מסמכי המקור

העברה דיגיטלית נוחה לעבודה השוטפת, אבל היא לא תמיד מחליפה את מסמך המקור. הוראות ניהול הפנקסים מאפשרות לשמור מסמך סרוק במקום המקור רק בתנאים מוגדרים. לכן לפני שמשליכים מסמכי נייר, כדאי לברר מול רואה החשבון של החברה מה נכון לשמור.

את מערכת החשבונות, כלומר הספרים והמסמכים שמגבים אותם, שומרים שבע שנים.