מנהלת חשבונות או רואה חשבון? מי עושה מה בחברה

בקצרה

מנהלת חשבונות מנהלת את ספרי החברה באופן שוטף: רושמת, מתאימה, מכינה שכר ודיווחים תקופתיים. רואה חשבון מבקר את הדוחות הכספיים של החברה, עורך אותם ומגיש את הדוח השנתי. אלה שני תפקידים שונים שנשענים זה על זה, וחברה בע״מ צריכה את שניהם.

מה עושה מנהלת חשבונות

העבודה של מנהלת החשבונות היא יומיומית. היא מי שמכירה כל חשבונית וכל תנועה בבנק:

• רושמת את ההכנסות וההוצאות של החברה, עם אסמכתה לכל רישום.
• מנהלת כרטסות של לקוחות, ספקים ובנקים.
• מתאימה את חשבונות הבנק ואת כרטיסי האשראי מול הספרים, מדי חודש.
• מכינה את דוחות המע״מ, המקדמות והניכויים, ומעבירה אותם בהרשאת החברה.
• כשהיא גם חשבת שכר: מכינה את תלושי השכר ואת דיווחי השכר.
• סוגרת את התקופות ומפיקה מאזן בוחן, שעובר לרואה החשבון.

התואר ״מנהלת חשבונות״ מתאר עיסוק, ולא רישיון.

מה עושה רואה חשבון

רואה חשבון הוא בעל רישיון לפי חוק רואי חשבון. החוק שומר לו את ״ראיית החשבון״: בדיקה, ביקורת ואישור של מאזן ושל דוח רווח והפסד. בחברה הוא בדרך כלל:

• מבקר את הדוחות הכספיים השנתיים ונותן עליהם חוות דעת.
• עורך את הדוחות הכספיים, או מסייע בעריכתם, על בסיס הספרים.
• מגיש את הדוח השנתי של החברה למס הכנסה.
• מייצג את החברה מול רשות המסים בשומות, בהשגות ובדיונים.
• מייעץ בשאלות מס וחשבונאות שאינן שגרתיות.

מי עושה מה: טבלה

החלוקה המדויקת נקבעת בכל חברה בתיאום בין הצדדים, אבל השורות שבהן כתוב ״לא״ אינן עניין של העדפה: הן נובעות מהחוק.

איפה עובר הגבול

החוק מגדיר ״ראיית חשבון״ כבדיקה, ביקורת ואישור של דוחות כספיים, ומוציא ממנה במפורש את ניהול החשבונות. לכן מותר למנהלת חשבונות לנהל את ספרי החברה, ואסור לה לבקר את הדוחות או לחתום עליהם.

גבול נוסף הוא הייצוג. ייצוג מול רשות המסים, כלומר שומות, השגות ושימועים, שמור לרואי חשבון, לעורכי דין וליועצי מס מייצגים. מנהלת חשבונות יכולה לפעול בהרשאת החברה בדיווחים השוטפים, אבל זו הרשאה ולא ייצוג.

כדאי לשים לב גם לתארים. מי שאינו רואה חשבון אינו רשאי להשתמש בתואר שיוצר רושם כזה.

למה חברה צריכה את שניהם

חברה חייבת לנהל ספרים ולערוך דוחות כספיים שנתיים, וככלל היא ממנה רואה חשבון מבקר. רואה החשבון רואה את החברה כמה פעמים בשנה. מנהלת החשבונות רואה אותה כל חודש.

כשהספרים מתנהלים בסדר לאורך השנה, רואה החשבון מקבל חומר סגור ומותאם, וסגירת השנה קצרה יותר. כשהם לא מתנהלים כך, הוא מקבל חומר גלם, והשאלות חוזרות אל ההנהלה חודשים אחרי שהדברים קרו.

עבודה טובה בין השניים נשענת על שלושה דברים: לוח זמנים שסוכם מראש, חבילת סוף שנה מסודרת, וקשר ישיר ביניהם, בלי שההנהלה תצטרך לתווך. על כך אפשר לקרוא בעמוד עבודה שוטפת מול רואה חשבון.

למי פונים בכל שאלה

• חשבונית, תנועה בבנק או יתרה של ספק: למנהלת החשבונות.
• תלוש שכר או דיווח שכר: לחשבת השכר.
• שומה, ביקורת או מכתב מרשות המסים: לרואה החשבון או למייצג של החברה.
• איך למסות עסקה לא שגרתית: לרואה החשבון או ליועץ מס.
• חוזה העסקה או סכסוך עבודה: לעורך דין.
• בחירת קרן פנסיה או מסלול חיסכון: ליועץ פנסיוני בעל רישיון.