מה זה הנהלת חשבונות כפולה
בשיטה הכפולה כל פעולה כספית נרשמת בשני חשבונות: בחובה של אחד ובזכות של אחר. כשהחברה משלמת לספק, למשל, יתרת הבנק קטנה וגם החוב לספק קטן. מכיוון שכל רישום מאוזן, אפשר להפיק מהספרים מאזן בוחן, מאזן ודוח רווח והפסד, וגם לאתר טעויות.
חברה חייבת לערוך דוחות כספיים שנתיים לפי כללי חשבונאות מקובלים, ובפועל חברה בע״מ מנהלת הנהלת חשבונות כפולה. זו לא העדפה אישית של מנהלת החשבונות, אלא הבסיס שעליו נשענים הדוחות הכספיים ודוחות המס.
את הספרים אני מנהלת בתוכנת חשבשבת, ומפיקה ממנה קבצים במבנה אחיד כשהם נדרשים.
מה כולל השירות
הנהלת חשבונות כפולה היא שיטה, ומאחוריה עבודה יומיומית:
אינדקס חשבונות
מבנה חשבונות שמתאים לפעילות החברה, כך שכל הכנסה והוצאה נרשמות במקום הנכון.
פקודות יומן ורישום שוטף
כל חשבונית, קבלה ותנועת בנק נרשמות בחובה ובזכות, עם אסמכתה.
כרטסות
כרטסת לכל לקוח, ספק, בנק ונכס, כדי שאפשר יהיה לראות כל יתרה וממה היא מורכבת.
רישום לפי תקופה
הכנסות והוצאות נרשמות בתקופה שאליה הן שייכות, כדי שכל חודש ישקף את מה שקרה בו.
מטבע חוץ, כשיש
רישום פעולות במטבע חוץ והפרשי שער, לפי הצורך של החברה.
בדיקה חודשית
התאמת החשבונות המרכזיים ומאזן בוחן בסוף כל חודש.
איך זה עובד
ארבעה שלבים שחוזרים על עצמם, עד שהם הופכים לשגרה:
-
מבנה הספרים
בתחילת הדרך אני עוברת על אינדקס החשבונות ומתאימה אותו לפעילות החברה, בתיאום עם רואה החשבון.
-
רישום שוטף
המסמכים שמגיעים במהלך החודש נרשמים ומסווגים, כל אחד עם האסמכתה שלו.
-
בדיקה והתאמה
בנקים, כרטיסי אשראי, לקוחות וספקים מותאמים, ופערים מתבררים מולכם.
-
מאזן בוחן
בסוף החודש מופק מאזן בוחן, והספרים מוכנים לחודש הבא.
למי זה מתאים
- חברות חדשות שמקימות את מערכת הספרים ורוצות לבנות אותה נכון מהיום הראשון.
- חברות שמחליפות מנהלת חשבונות ורוצות המשכיות מסודרת, בלי לאבד את מה שנרשם עד היום.
- חברות שהספרים שלהן מתעדכנים באיחור ורוצות שכל חודש ייסגר בזמן וישקף את המציאות.
שאלות נפוצות על הנהלת חשבונות כפולה
מה ההבדל בין הנהלת חשבונות חד-צידית לכפולה?
בהנהלת חשבונות חד-צידית מתעדים בעיקר תקבולים ותשלומים. בהנהלת חשבונות כפולה כל פעולה נרשמת פעמיים, בחובה בחשבון אחד ובזכות בחשבון אחר, כך שהספרים מאוזנים ומאפשרים להפיק מאזן ודוח רווח והפסד.
האם חברה בע״מ חייבת לנהל הנהלת חשבונות כפולה?
חברה חייבת לנהל ספרים ולערוך דוחות כספיים שנתיים לפי כללי חשבונאות מקובלים, ובפועל חברה בע״מ מנהלת הנהלת חשבונות כפולה. השיטה נגזרת מדרישות הדין וממה שרואה החשבון צריך כדי לערוך את הדוחות.
מה פירוש ״חובה״ ו״זכות״?
אלה שני הצדדים של כל רישום. כל פעולה נרשמת בצד החובה של חשבון אחד ובצד הזכות של חשבון אחר, באותו סכום. לכן סך החובות בספרים תמיד שווה לסך הזכויות, ואם אין שוויון, יש טעות שצריך לאתר.
מה זה מאזן בוחן, ולמה הוא חשוב?
מאזן בוחן הוא רשימת היתרות של כל החשבונות בספרים בתאריך מסוים. הוא נקודת המוצא לעבודת רואה החשבון, והוא מאפשר להנהלה לראות את המצב הכספי במהלך השנה. שוויון בין החובה לזכות לא מבטיח שהספרים נכונים, ולכן ההתאמות חשובות לא פחות.